Privacyverklaring voor klanten

De bescherming van uw persoonsgegevens is van groot belang voor Getinge en wij zullen uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en regelgeving inzake gegevensbescherming.

Getinge is een wereldwijd opererend concern op het gebied van medische technologie en medische hulpmiddelen, met bedrijven in ongeveer 40 landen, wat betekent dat er verschillende wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is, afhankelijk van met welk bedrijf van de groep u contact hebt. Aangezien ons moederbedrijf Getinge AB (publ) met registratienr. 556408-5032 in Zweden is gevestigd, vormt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de basis voor ons wereldwijde gegevensbeschermingsprogramma en deze verklaring.

We doen ons best om de inhoud van deze verklaring begrijpelijk en overzichtelijk te maken. Desondanks weten wij dat sommige woorden moeilijk te begrijpen zijn. Om u te helpen, hebben we uitleg over dergelijke woorden die in deze verklaring worden gebruikt, verzameld op de pagina Privacydefinities.

Indien u vragen heeft over deze verklaring, kunt u contact opnemen met onze functionarissen voor gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar data.protection@getinge.com.

Deze verklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens door een onderneming van de Getinge groep met betrekking tot haar klanten en hun vertegenwoordigers. De verwerkingsverantwoordelijke, d.w.z. de onderneming die bepaalt op welke wijze uw persoonsgegevens worden gebruikt en waarom, is de Getinge onderneming waarvan uw onderneming eerder producten of diensten heeft afgenomen (of naar verwachting zal afnemen) ('Getinge').

Aangezien deze verklaring informatie bevat over de verwerkingsactiviteiten met betrekking tot klanten en hun vertegenwoordigers binnen de Getinge groep wereldwijd, kunnen er lokale verschillen zijn.

In dit gedeelte geven wij informatie over onze verschillende verwerkingsactiviteiten, inclusief uitleg over:

• Doel – waarom wij uw persoonsgegevens op een bepaalde manier gebruiken.
• Categorieën persoonsgegevens – of het gaat om uw naam, contactgegevens, functie of andere gegevens.
• Wettelijke basis – of wij bijvoorbeeld uw toestemming hebben gevraagd, of wij uw persoonsgegevens moeten verzamelen en opslaan op basis van een wettelijke verplichting of dat wij op basis van een gerechtvaardigd belang uw persoonsgegevens voor een specifiek doel kunnen gebruiken.
• Bewaartermijn – hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren voor elk doel.

Doel
Het identificeren en contacteren van potentiële klanten om nieuwe zakelijke relaties aan te gaan en zakenpartners te selecteren.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een potentiële klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek.

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge om informatie over potentiële, nieuwe klanten te identificeren en te verzamelen.

Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang wij van mening zijn dat onze producten en diensten interessant kunnen zijn voor uw bedrijf (onder andere op basis van de activiteiten tussen ons).

Doel
Klantrisicobeheer stelt ons in staat om de risico's te identificeren, beoordelen en beheren die kunnen voortvloeien uit de samenwerking met klanten, zoals financiële, ethische, milieu-, sociale, mensenrechten-, politieke of economische risico's.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek. Volledige naam, paspoortnummers of geboortedatum van belangrijke leidinggevenden, bestuursleden en/of aandeelhouders van klanten, indien beschikbaar in de screeningdatabase, inhoud van professionele sociale mediaplatforms, vermoedelijk wangedrag of schending van wet- en regelgeving en de Gedragscode van Getinge, tweets, posts of pins op sociale media.

Wettelijke basis
Deze verwerking is noodzakelijk om Getinge in staat te stellen te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen met betrekking tot het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering, en om te voldoen aan ESG-wetten en -vereisten. Voor zover de verwerking niet noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, is deze gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge.

Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt gedurende de relatie tussen Getinge en de klant en daarna gedurende de tijd die nodig is om aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen te voldoen.

Doel
Deze verwerking stelt Getinge in staat om de afhandeling van verzoeken van klanten te stroomlijnen en automatiseren (inclusief het doorsturen van verzoeken naar de juiste functies en afdelingen), om de kernbehoeften van onze klanten te ontdekken, om responsief, proactief en teamgericht te zijn, om een gepersonaliseerde klantervaring te bieden, om communicatie in de voorkeurstaal mogelijk te maken en om onze interacties met u te coördineren.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek.

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge om de interactie met haar klanten te vergemakkelijken met als doel een aangepaste, gepersonaliseerde en efficiënte service te bieden.

Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt gedurende de gehele relatie tussen Getinge en de klant.

Doel
Deze verwerking draagt bij aan de bescherming van de belangen van alle betrokken partijen door het vastleggen van eerlijke en afdwingbare afspraken. Dit zorgt ervoor dat alle partijen de voorwaarden duidelijk begrijpen en accepteren, waardoor het risico op misverstanden en geschillen wordt verkleind.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief de onderneming die u vertegenwoordigt, uw functie en titel, het adres van uw werkplek en uw handtekening (elektronisch of handgeschreven).

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge bij het ondertekenen en goedkeuren van contracten met klanten om de samenwerking tussen de partijen te waarborgen.

Bewaartermijn
Uw gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van onze contractuele relatie en sommige gegevens, zoals facturen, worden bewaard voor een aanvullende periode in overeenstemming met de toepasselijke financiële en boekhoudkundige wetgeving.

Doel
Om de klantaccounts van Getinge up-to-date te houden en facturering, betalingen en incasso's te beheren.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel, het adres van uw werkplek en de bankgegevens van de klant.

Wettelijke basis
De toepasselijke wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat wij onze verplichtingen uit de met u gesloten overeenkomst kunnen nakomen.

Bewaartermijn
Uw gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van onze contractuele relatie en sommige gegevens, zoals facturen, worden bewaard voor een aanvullende periode in overeenstemming met de toepasbare financiële en boekhoudkundige wetgeving.

Doel
Om te voldoen aan onze aanbestedingsvereisten (zoals overheidsopdrachten). De regels die van toepassing zijn op deze contracten worden bepaald door de wetgeving inzake overheidsopdrachten.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek.

Wettelijke basis
De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting in verband met de aanbesteding van goederen en diensten.

Bewaartermijn
Getinge bewaart aanvragen en offertes, evenals documenten met betrekking tot de gunningsprocedure gedurende een periode van minimaal vijf jaar vanaf de datum van ondertekening van de overheidsopdracht.

Doel
Het beheer van bestellingen van klanten stelt ons in staat om klantorders te verwerken en uit te voeren, tijdige levering te garanderen, de operationele efficiëntie en prestaties te meten, leveringen te volgen, facturen te versturen en rapporten op te stellen.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon voor een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek.

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge om het beheer van bestellingen van klanten te vergemakkelijken en onze contractuele verplichtingen na te komen.

Bewaartermijn
Uw gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van onze contractuele relatie en sommige gegevens, zoals facturen, worden bewaard voor een aanvullende periode in overeenstemming met de toepasselijke financiële en boekhoudkundige verplichtingen.

Doel
Indien u zich aanmeldt voor het ontvangen van informatie en updates over ons werk of onze producten, verwerken wij uw naam en e-mailadres om u de door u gevraagde informatie en updates over ons bedrijf en onze producten te kunnen verstrekken.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek.

Wettelijke basis
Onze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om u de door u gevraagde informatie te verstrekken.

Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden bewaard totdat u onze informatie niet langer wenst te ontvangen. Nadat u zich heeft afgemeld, zullen wij uw persoonsgegevens zo snel mogelijk verwijderen. Geanonimiseerde statistieken kunnen daarna worden bewaard.

Doel
Getinge biedt haar klanten de mogelijkheid om gespecialiseerde, technische trainingen over Getinge's producten en oplossingen te volgen.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek, uw klantprofielgegevens en loggegevens (gebruikers-ID, gebruikersnaam).

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge om de training te organiseren en u na afloop een certificaat te verstrekken.

Bewaartermijn
Getinge bewaart uw persoonsgegevens vanaf het moment van verzameling, tijdens de training en gedurende een bepaalde periode daarna. Persoonsgegevens die zijn opgenomen in facturen en andere documenten met betrekking tot betalingen, worden bewaard in overeenstemming met de toepasselijke financiële en boekhoudkundige wet- en regelgeving.

Doel
Het doel van deze verwerking is om onze klanten een passende en efficiënte service en ondersteuning te bieden bij het oplossen van problemen of het uitvoeren van assistentie- en onderhoudswerkzaamheden.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek, uw klantprofielgegevens en loggegevens (gebruikers-ID, gebruikersnaam).

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Getinge om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de serviceoevereenkomst die met de klant is gesloten, zoals aftersalesservice, gebruikersondersteuning en ondersteuning met betrekking tot de geleverde producten, oplossingen en diensten.

Bewaartermijn
Getinge bewaart uw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is om aftersalesservice, gebruikersondersteuning of assistentie te verlenen en gedurende de duur van onze contractuele relatie, om ervoor te zorgen dat we eerdere acties kunnen traceren en beoordelen om passende ondersteuning te kunnen bieden.

Doel
Om klanten toegang te geven tot Getinge systemen en deze toegang te beheren.

Persoonsgegevens
Gebruikers-ID's, autorisaties, instellingen en andere kenmerken die aan uw gebruikersaccount zijn gekoppeld (zoals uw naam en e-mailadres), verbindingsgegevens en gegevens in logboeken met betrekking tot uw gebruik van Getinge's oplossingen, applicaties of diensten.

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge om de toegang van klanten te beheren, het systeemgebruik te analyseren en gegevens en systemen te beschermen tegen cyberbeveiligingsrisico's.

Bewaartermijn
Getinge bewaart uw persoonsgegevens zolang uw gebruikersaccount in onze systemen actief is.

Doel
Het klachtenbehandelingsprogramma van Getinge biedt een verbeterd proces voor klachtenafhandeling, gericht op naleving en efficiëntie, terwijl onze klanten bruikbare gegevens ontvangen.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon voor een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek.

Wettelijke basis
Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Getinge om de naleving van de regelgeving te verbeteren door de toewijding aan patiëntveiligheid, productverbetering en de implementatie van duurzame corrigerende maatregelen te versterken.

Bewaartermijn
Gegevens worden in een actieve database bewaard zolang ze in het kader van een zaak worden gebruikt.

Als fabrikant van medische hulpmiddelen is Getinge op grond van toepasselijke wet- en regelgeving verplicht om bepaalde documenten met betrekking tot medische hulpmiddelen te bewaren zolang deze worden verkocht en op de markt worden gebracht. Voor medische hulpmiddelen in de EU, die onder de verordening inzake medische hulpmiddelen vallen, bedraagt deze periode ten minste 15 jaar voor implanteerbare hulpmiddelen en 10 jaar voor andere hulpmiddelen nadat het laatste medische hulpmiddel op de markt is gebracht.

Doel
Getinge is onderworpen aan strikte nalevingsregels, met name op het gebied van corruptiebestrijding, mensenrechten en milieubescherming, maar ook voor andere potentiële reputatie- en nalevingsrisico's, zoals niet-naleving van de gedragscode van de organisatie.

Persoonsgegevens
Uw contactgegevens als vertegenwoordiger of contactpersoon van een klant, inclusief het bedrijf dat u vertegenwoordigt, uw functie en titel en het adres van uw werkplek.

Wettelijke basis
Getinge moet persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Getinge is onderworpen (zoals het voorkomen van fraude, criminaliteit, witwassen van geld, corruptie).

Bewaartermijn
Uw gegevens worden zo lang als noodzakelijk bewaard, mits er een wettelijke verplichting bestaat om deze te bewaren, rekening houdend met de toepasselijke verjaringstermijnen en de mogelijkheid om gegevens langer te bewaren wanneer dit wettelijk vereist is of in geval van een geschil.

Getinge verzamelt uw persoonsgegevens op een van de volgende manieren:

Rechtstreeks van u

• Via de overeenkomst die wij met u hebben of via een elektronisch of papieren formulier dat u hebt gebruikt om contact met ons op te nemen of een verzoek in te dienen;

Indirect

• Vanuit een applicatie of van een derde partij.

Wij delen uw persoonsgegevens met verschillende entiteiten van de Getinge groep om onze activiteiten te beheren en onze relatie met u te onderhouden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook in andere bijzondere omstandigheden delen, bijvoorbeeld wanneer wij van mening zijn dat dit de veiligheid van de activa en personen, eigendommen of rechten van Getinge, onze partners, gelieerde ondernemingen of anderen helpt beschermen.

Afhankelijk van de bovengenoemde doeleinden kan Getinge uw persoonsgegevens delen:

Persoonsgegevens die intern binnen de Getinge groep worden gedeeld

• Afdelingen binnen de Getinge groep die bevoegd zijn om uw gegevens te verwerken (bijvoorbeeld mensen in Getinge bedrijven die werkzaam zijn op de verkoop- en serviceafdeling, de financiële afdeling, de kwaliteitsafdeling of de afdeling juridische zaken en naleving).

Persoonsgegevens die extern worden gedeeld met een verwerker of afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke

• Uw gegevens worden buiten de Getinge groep gedeeld met dienstverleners van Getinge die verantwoordelijk zijn voor het bewaken van de veiligheid van het netwerk en de IT-infrastructuur, evenals met leveranciers en aanbieders van IT-toepassingen en -diensten (zoals ERP- of CRM-systemen).
• belastingdiensten of overheidsinstanties om te voldoen aan bepaalde wetten, zoals wetten tegen fraude, belastingontduiking, corruptie, of
• externe adviseurs zoals advocaten of accountants om naleving van wet- en regelgeving te waarborgen, waaronder bijvoorbeeld regelgeving op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur (ESG).

Wij eisen van onze dienstverleners dat zij uw persoonlijke gegevens veilig bewaren en staan onze dienstverleners niet toe uw persoonlijke gegevens te gebruiken of te delen voor andere doeleinden dan het leveren van diensten namens ons.

De bedrijven waarmee wij uw persoonsgegevens delen, zoals hierboven beschreven, zijn gevestigd in de EU/EER en buiten de EU/EER, ook wel derde landen genoemd.

De wetgeving van derde landen kan afwijken van de regels voor gegevensbescherming binnen de EU/EER. Dat betekent dat wij bij dergelijke overdrachten ervoor zorgen dat het land een passend beschermingsniveau biedt of standaard contractuele clausules afsluiten met de partij met wie wij uw persoonsgegevens delen of die wij toegang verlenen.

Adequaat beschermingsniveau:

De Europese Commissie heeft besloten dat bepaalde landen buiten de EU/EER een voldoende hoog beveiligingsniveau hebben. Dit betekent dat persoonsgegevens daar kunnen worden doorgegeven zonder dat er verdere maatregelen met betrekking tot de doorgifte zelf moeten worden genomen (behalve wat in het algemeen onder de AVG van toepassing is). Een lijst van de landen die hieronder vallen, vindt u hier.

Als een Getinge onderneming in de EU uw persoonsgegevens deelt met een Getinge onderneming in het Verenigd Koninkrijk, Japan, Canada, Zwitserland, Nieuw-Zeeland of de Republiek Korea, of daar toegang toe verleent, vindt deze uitwisseling of toegang plaats in een land met een adequaat beschermingsniveau.

EU-standaard contractbepalingen:

Aangezien slechts enkele landen worden geacht een adequaat beschermingsniveau te hebben, is de meest gebruikelijke maatregel om voldoende bescherming te waarborgen in geval van een overdracht buiten de EU/EER, de toepassing van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie overeenkomstig Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie, zonder wijzigingen of aanpassingen die in strijd zijn met de bepalingen. Als u deze in hun geheel wilt lezen, kunt u ze downloaden via de website van de Europese Commissie onder de rubriek Standaardcontractbepalingen voor internationale overdrachten.

Recht op een kopie – Als u meer informatie wilt over overdacht aan derde landen en een kopie van de door ons gebruikte waarborgmaatregel, neem dan contact met ons op.

Er is een Intragroep gegevensverwerkingsovereenkomst, inclusief standaardcontractbepalingen van de EU, ondertekend tussen alle Getinge bedrijven wereldwijd.

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als noodzakelijk is om de in deze verklaring genoemde doelen te verwezenlijken, maar niet langer dan vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en het interne beleid van Getinge.

Wij vernietigen de persoonsgegevens die wij verzamelen in overeenstemming met de richtlijnen en bewaarprocedures van Getinge.

U beschikt over bepaalde rechten wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken. Hieronder vindt u een overzicht van deze rechten en een korte uitleg over wat ze inhouden.

• Inzage – recht om informatie op te vragen en te ontvangen.
• Rectificatie – recht om correctie van incorrecte of onvolledige gegevens te verzoeken.
• Verwijdering (recht om vergeten te worden) – recht om verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken.
• Dataportabiliteit – recht om overdracht van uw persoonsgegevens te verzoeken.
• Recht van bezwaar – recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, zoals direct marketing en wanneer onze wettelijke basis gerechtvaardigd belang is.
• Beperking – recht om te verzoeken om beperking van de manier waarop wij bepaalde persoonsgegevens gebruiken.
• Intrekking van toestemming – recht om ons te verzoeken de verwerking op basis van uw toestemming te staken.
• Klacht indienen – recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

Meer gedetailleerde informatie over de bovenstaande rechten vindt u op de pagina Uw rechten.

Als u al weet dat u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, vul dan ons Aanvraagformulier voor betrokkenen in. Houd er rekening mee dat Getinge per geval zal beoordelen of een verzoek om uw rechten uit te oefenen geldig is, aangezien de rechten niet absoluut zijn en er uitzonderingen van toepassing kunnen zijn.

Indien er wijzigingen worden aangebracht in de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen door een bijgewerkte versie van deze privacyverklaring te publiceren in het Getinge privacycentrum.