Tips voor een praktische aanpak
Wanneer is een digitaal managementsysteem voor de patiëntenstroom een zinvolle oplossing? Hoe ga ik eigenlijk te werk als beslisser en planner en welke ondersteuning kan ik verwachten van aanbieders als Getinge? Christian Cordes, Product Sales Manager op het gebied van IT-oplossingen voor ziekenhuizen bij Getinge, geeft praktische tips over de aanpak.
Meneer Cordes, voor welke ziekenhuizen of andere zorginstellingen is een IT-oplossing als INSIGHT zinvol?
INSIGHT is voor ieder ziekenhuis of andere zorginstelling bruikbaar als het gaat om het zichtbaar maken van werkprocessen en het verbeteren van de communicatie op de verschillende afdelingen. INSIGHT maakt het mogelijk om middelen transparant weer te geven, zowel globaal als op afdelingsniveau tot aan de individuele specialist. Dit maakt toekomstgerichte planning mogelijk op basis van realtime gegevens.
Welke overwegingen moet ik maken voordat ik een dergelijke investering doe?
Je moet je voornamelijk realiseren dat een software-implementatie altijd iets nieuws is dat, zoals verwacht, weerstand kan oproepen. Een nieuwe softwareoplossing moet niet simpelweg worden gezien als een IT-product, maar eerder als een verandermanagementproject. Dit betekent dat ik als beslisser in het ziekenhuis moet nadenken over hoe ik de medewerkers mee kan nemen in dit transformatieproces en welke capaciteiten er beschikbaar zijn voor het project.
Het is voor ons bij Getinge belangrijk om duidelijk te maken dat we niet alleen het INSIGHT-product verkopen, maar ook intensief met de klant samenwerken. Dit betekent dat een primaire procesanalyse vóór implementatie essentieel is. Alleen als de processen zowel door het ziekenhuis als door ons worden begrepen, kunnen we samen tot verbetering komen. Ieder ziekenhuis heeft zijn eigen specifieke processen en vraagt daarom om een individuele oplossing die als het ware "op maat" is. Dit is precies waar INSIGHT voor is ontworpen. Niet "van de plank", maar op maat gemaakt.
Als een klant geïnteresseerd is in INSIGHT, wat is dan de specifieke aanpak van Getinge en hoe zien de afzonderlijke implementatiestappen eruit?
Zoals ik al zei begint het met de analyse van de huidige situatie. Op basis hiervan worden groepen samengesteld voor workshops. De deelnemers zijn afkomstig uit verschillende beroepsgroepen om een zo breed mogelijk spectrum aan meningen te bestrijken. In de workshops worden de in de basisanalyse geïdentificeerde processen besproken en wordt gecontroleerd of alles goed begrepen is. Vervolgens worden de individuele schermweergaven gecreëerd, afhankelijk van de behoeften van de verschillende groepen. Daarna worden deze “screens” opnieuw besproken in de gebruikersgroepen en worden definitieve wijzigingen aangebracht. Nu kan het voltallige personeel worden opgeleid en kan de uiteindelijke implementatie samen met de klant worden gepland.
Als alternatief is ook een “zachte” overgang mogelijk. Hierbij worden de schermen vóór de definitieve “go-live” voorzien van een testversie. Dit betekent dat de individuele gebruiker het systeem zelf kan uitproberen, zonder druk en zonder het gevoel te hebben door anderen in de gaten te worden gehouden.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor de implementatie en opleiding van medewerkers?
Dit varieert per organisatie, omdat elk ziekenhuis een ander proceslandschap heeft. Afhankelijk van de grootte van de instelling of de deelnemende afdelingen en de ter beschikking gestelde middelen, moet rekening worden gehouden met minimaal 26 weken. Als er iets individueel voor het ziekenhuis moet worden ontwikkeld, moet er rekening mee worden gehouden dat er extra tijd nodig is.
En is het mogelijk om tijdens bedrijf aanpassingen aan het systeem door te voeren? Hoe nuttig zijn regelmatige enquêtes onder medewerkers en patiënten?
Het is zelfs zeer wenselijk dat het systeem mee ontwikkelt met de klant. Dit is waar onze partnerschapsaanpak bij Getinge zichtbaar wordt. Net zoals gebruikers INSIGHT in de loop van de tijd beter leren kennen, leert INSIGHT de individuele eisen en behoeften van gebruikers kennen en past het zich in de loop van de tijd steeds beter aan. Onze IT-oplossing is flexibel en individueel schaalbaar. Dit kan zowel door gespecialiseerde medewerkers aan onze kant, maar ook door geschoold personeel aan de klantzijde. Hiervoor raden wij aan om na de implementatie regelmatig bijeenkomsten van gebruikersgroepen te organiseren om suggesties voor verbetering te bespreken of aanpassingen door te voeren. Het is tenslotte ons doel om de medewerkerstevredenheid te verbeteren, de patiëntveiligheid te vergroten en de efficiëntie te verhogen.