Wann ist ein digitales Patient*innenfluss-Managementsystem eine sinnvolle Lösung? Wie gehe ich als Entscheider und Planer konkret vor und welchen Support kann ich von Anbietern wie Getinge erwarten? Christian Cordes, Product Sales Manager im Bereich Krankenhaus IT-Lösungen, von Getinge informiert und gibt praktische Tipps zur Herangehensweise.
Herr Cordes, für welche Krankenhäuser oder andere Gesundheitseinrichtungen ist eine IT-Lösung wie INSIGHT sinnvoll?
INSIGHT ist für jedes Krankenhaus oder eine andere Gesundheitseinrichtung sinnvoll, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse sichtbar zu machen und die Kommunikation in den verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Mit INSIGHT gelingt es, Ressourcen sowohl global als auch auf Abteilungsebenen bis hin zur einzelnen Fachkraft transparent darzustellen. Dies ermöglicht eine vorausschauende, auf Echtzeitdaten beruhende Planung.
Welche Vorüberlegungen sollte ich vor einer derartigen Investition anstellen?
Grundsätzlich sollte man sich klar machen, dass eine Software-Implementierung immer etwas Neues darstellt, das erwartungsgemäß Widerstände hervorrufen kann. Eine neue Software-Lösung ist eben nicht einfach nur als IT-Produkt zu verstehen, sondern vielmehr als ein Change Management Projekt. Das heißt, ich muss mich als Krankenhaus-Entscheider*in damit auseinandersetzen, wie ich die Mitarbeiter*innen in diesem Transformationsprozess mitnehmen kann und welche Kapazitäten für das Projekt vorhanden sind.
Uns von Getinge ist es wichtig zu vermitteln, dass wir nicht nur das Produkt INSIGHT verkaufen, sondern uns intensiv zusammen mit dem Kunden auseinandersetzen. Das bedeutet, vor der Implementierung ist eine primäre Prozessanalyse essenziell. Nur wenn die Prozesse sowohl vom Krankenhaus als auch von uns verstanden werden, können wir zusammen eine Verbesserung erreichen. Jedes Haus hat seine eigenen spezifischen Abläufe und bedarf daher einer individuellen Lösung, die sozusagen auf den „Leib geschneidert“ wird. Genau dafür ist INSIGHT konzipiert – nicht „von der Stange“, sondern Maßkonfektion.
Wenn ein Kunde Interesse an INSIGHT hat, wie ist bei Getinge die konkrete Herangehensweise und wie sehen die einzelnen Umsetzungsschritte aus?
Die Basis bildet, wie bereits erwähnt, die Analyse der Ist-Situation. Darauf aufbauend werden Teilnehmergruppen für Workshops gebildet. Die Teilnehmer werden aus unterschiedlichen Berufsgruppen zusammengestellt, um ein möglichst breites Spektrum von Meinungen abzudecken. In den Workshops werden die in der Basisanalyse identifizierten Prozesse durchgesprochen und geprüft, ob alles richtig verstanden wurde. Im Anschluss werden die individuellen „Screens“, die Bildschirmanzeigen, erstellt – je nach den Bedürfnissen der verschiedenen Berufsgruppen. Die Screens werden dann nochmals in den Anwendergruppen besprochen und letzte Änderungen vorgenommen. Nun kann die Schulung des Gesamtpersonals erfolgen und die finale Implementierung zusammen mit dem Kunden geplant werden. Alternativ ist auch eine „sanfte“ Umstellung möglich. Dazu werden die Screens bereits vor dem definitiven „Go-Live“ mit einer Testversion aufgehängt. Damit kann der einzelne Nutzer ohne Druck und ohne sich von anderen beobachtet zu fühlen das System für sich ausprobieren.
Wieviel Zeit muss ich für die Implementierung und die Schulung der Mitarbeiter*innen einplanen?
Dies ist von Haus zu Haus unterschiedlich, da jedes Krankenhaus eine andere Prozesslandschaft besitzt. Je nach Größe des Hauses bzw. der teilnehmenden Abteilungen und der bereitgestellten Ressourcen sollte mit mindestens 26 Wochen gerechnet werden. Zusätzlicher Zeitbedarf sollte einkalkuliert werden, falls individuell noch etwas für das Haus entwickelt werden soll.
Und im laufenden Betrieb – ist es möglich, am System noch nachzujustieren? Wie sinnvoll sind dafür regelmäßige Mitarbeiter*innen- und Patient*innen-Befragungen?
Es ist sogar sehr erwünscht, dass sich das System mit dem Kunden / der Kundin weiterentwickelt. Hier wird unser partnerschaftlicher Ansatz bei Getinge sichtbar. So wie die Anwender*innen INSIGHT im Laufe der Zeit immer besser kennenlernen, genauso lernt INSIGHT die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse der Nutzer*innen kennen und passt sich mit der Zeit immer besser an. Unsere IT-Lösung ist flexibel und individuell skalierbar. Das kann entweder von Fachmitarbeiter*innen auf unserer Seite erfolgen, ist aber ebenso durch geschultes Personal auf Kundenseite möglich. Zu diesem Zweck empfehlen wir, nach der Implementierung regelmäßige Gruppentreffen der Nutzer‘innen zu organisieren, um Verbesserungsvorschläge zu diskutieren oder Anpassungen vorzunehmen. Denn es geht uns darum, die Zufriedenheit des Personals zu verbessern, die Patient*innensicherheit zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.